CONSTITUCIÓN Y REGLAMENTO
Convención Bautista Hispana de Texas
Artículo I - Nombre y Función
Cláusula 1 - Nombre
El nombre de este organismo será: Convención Bautista Hispana de Texas.
Cláusula 2 – Función
Esta Convención es el medio por el cual las congregaciones bautistas trabajan armoniosamente en mutua cooperación, con el fin de promover el trabajo y objetivos asentados en esta Constitución. La Convención no tendrá autoridad eclesiástica sobre las congre gaciones o mensajeros, pues el único Soberano que reconocemos es nuestro Señor Jesucristo.
Cláusula 3 – Relación
Conforme al Acuerdo de Unificación, la Convención Bautista Hispana de Texas es un socio oficial de la Convención General Bautista de Texas (Baptist General Convention of Texas, “BGCT”), tambien conocida como “Texas Baptists.”
Cláusula 4 – Declaración de Fe
Adoptamos voluntariamente la Declaración de Fe y Mensaje Bautista de 1963 y del 2000.
Articulo II - Misión
La Convención Bautista Hispana de Texas existe para servir a sus congregaciones y miembros a fin de que cumplan su misión y visión particular inspirada por Dios.
Articulo III - Visión
La visión de la Convención Bautista Hispana de Texas es llegar a ser una familia de iglesias diversas y espiritualmente saludables, conectando y desarrollando recursos para hacer impacto en Texas y el mundo con la presencia de Cristo en el cumplimiento de la Gran Comisión ordenada por nuestro Salvador y Señor Jesucristo.
Artículo IV - Membresía
Cláusula 1 – Membresía
Esta Convención en sus sesiones estará formada por los mensajeros debidamente acreditados por las congregaciones Bautistas que cooperan con la Convención Bautista Hispana de Texas dentro de la misión y visión de esta Constitución. Una iglesia se define como “cooperadora” conforme al Artículo 1 de las “Bylaws” de esta Convención.
Cláusula 2 - Mensajeros
Cada congregación que coopera con este organismo tendrá derecho a enviar ocho (8) mensajeros por los primeros cien (100) miembros activos o fracción de ellos, y un mensajero más por cada cincuenta (50) miembros activos adicionales; ninguna congregación tendrá más de veinticinco (25) mensajeros.
Artículo V - Finanzas
Cláusula 1 – Ofrendas
Las congregaciones afiliadas a este organismo deben enviar sus ofrendas misioneras, tanto designadas como las que envíen mediante el Programa Cooperativo, al departamento de finanzas de la BGCT. También deben enviar a dicho departamento las ofrendas o donativos especiales, los cuales serán usados de acuerdo el deseo de la congregación o de la persona que los envió.
Cláusula 2–Gastos
Todo gasto necesario para el desarrollo de la obra descrita en esta Constitución será provisto dentro del presupuesto de esta Convención.
Cláusula 3
Las congregaciones afiliadas pueden enviar ofrendas directamente a la Convención Bautista Hispana de Texas para las iniciativas de tal Convención.
Artículo VI - Oficiales
Cláusula 1 - Oficiales
Los siguientes oficiales serán elegidos por la asamblea: el Presidente de la Convención, el Primer Vicepresidente de la Convención, el Segundo Vicepresidente de la Convención, y el Secretario de Actas. El término de servicio del presidente electo será de tres años consecutivos, con la opción de ser elegido para servir dos años más. Los demás oficiales serán elegidos cada dos años durante cualquiera de las sesiones plenarias. Ninguno de estos oficiales podrá ser elegido por más de dos
años consecutivos con excepción del Presidente que podrá servir por tres años consecutivos.
Cláusula 2 - Otros Oficiales
Los otros oficiales elegidos por sus respectivas conferencias y organizaciones serán: la Presidenta de la Unión Femenil Misionera, el Presidente de los Varones Bautistas, el Presidente de la Conferencia de Ministros, la Presidenta de la Conferencia de Esposas de Ministros, y el (la) Presidente (a) de la Juventud.
Cláusula 3 - Residencia y Membresía de Oficiales y Miembros de Comisiones
Para fungir como oficial de la Convención, o como miembro de una Comisión, se requiere que la persona sea residente de Texas. También debe ser miembro activo y elegido como mensajero por una congregación cooperadora. El cambio de residencia fuera del estado de Texas, resultará en la renuncia automática a los nombramientos como oficial o como miembro de una Comisión o de ambos según el caso.
Cláusula 4 - Informes de la Mesa Directiva y Comisiones
Todos los oficiales y los presidentes de Comisiones rendirán un informe anual a la Convención en el Libro de Programa e Informes de esta Convención o durante las sesiones plenarias de la misma. Además, se sugiere que el Presidente de la Convención escriba un artículo o informe en la publicación editada por el Director de la Obra Hispana. Los demás oficiales podrán publicar artículoso informes periódicamente en coordinación con el editor de dicha publicación.
Articulo VII - Elección de Oficiales
Cláusula 1 – Nombramientos
Las elecciones de los oficiales de la Mesa Directiva se llevarán a cabo anualmente durante cualquiera de las sesiones plenarias de la Convención. La asamblea nombrará los candidatos para cada puesto. Estos deben ser miembros activos de distintas congregaciones en el momento de su nombramiento. No habrá límite al número de candidatos para cada puesto. Sin embargo, se podrán cerrar los nombramientos con la proposición “que cesen los nombramientos.” Se concederá un máximo de dos minutos para cada nombramiento. Los candidatos deberán estar presentes en el momento de la nominación y elección.
Cláusula 2 – Orden de Elección
El orden de la elección será: Presidente, Primer Vicepres idente, Segundo Vicepresidente y Secretario de Actas. La votación para la elección de cada oficial se llevará a cabo mediante papeletas secretas, sistema computarizado, o muestra de papeletas como votación. Dichas papeletas serán distribuidas solamente a los mensajeros debidamente identificados como tales. El Parlamentario y la Comisión de Escrutinio contarán los votos. El Parlamentario anunciará el resultado oportunamente. Si no hay mayoría de votos para algún candidato, los dos candidatos con mayor número de votos serán presentados para una segunda votación.
Cláusula 3 – Mayoría
Se considerará mayoría de votos el cincuenta (50%) por ciento más uno de los mensajeros votantes.
Cláusula 4 – Reemplazo de Oficiales
En caso de muerte, renuncia, incapacidado cambio de residencia fuera del estado del Presidente de la Convención, los Vicepresidentes asumirán el puesto en el orden en que fueron elegidos. En caso de que alguno de los otros oficiales no pueda cumplir con sus responsabilidades, por los motivos citados o por ascender a la presidencia, en su reemplazo servirá el candidato que obtuvo segundo lugar en la votación para el puesto respectivo. Si no hubiera otro candidato la Mesa Directiva nombrará a la persona que llenará el puesto que quedo vacante. Cuando un oficial, elegido o nombrado, haya servido seis (6) meses o más en el puesto, tal término de servicio contará igual a un año.
Cláusula 5 – Conflicto de Interés
En el caso de que cualquier oficial de la Convención sea empleado por la Junta Ejecutiva de la Baptist General Convention of Texas, su renuncia a la Mesa Directiva de la Convención será automática e inmediata.
Articulo VIII - Comisiones
Sección A - Comisiones Transitorias
Las siguientes comisiones transitorias nombradas anualmente serán formadas por nueve (9) personas nombradas por el Presidente de la Convención, en consulta con la opinión de la Mesa Directiva. Su trabajo terminará al concluir la reunión anual correspondiente.
Cláusula 1 - Comisión de Arreglos Locales
Esta Comisión trabajará con las congregaciones o asociación local donde se celebrarán las reuniones de la Convención correspondiente, con el fin de hacer los preparativos relacionados con dichas reuniones. Estará compuesta por las siguientes subcomisiones: Arreglos de las Sesiones Plenarias, Arreglos de las Conferencias, Inscripción y Credenciales, Hospitalidad, Ujieres y Relaciones Públicas. Dichas subcomisiones se guiarán por un reglamento interno conocido como “Deberes y Responsabilidades de la Comisión de Arreglos Locales. ’Esta Comisión será presidida por un coordinador de Arreglos Locales, quien periódicamente informará a la Mesa Directiva. El Director de la Obra Hispana se encargará de entrenar a esta Comisión.
Sección B - Comisiones Permanentes
Las siguientes comisiones serán de tipo permanente y compuestas por nueve (9) miembros, los cuales servirán por el plazo de tres (3) años en forma rotativa (3, 2 y 1 años). De los nueve miembros un mínimo de dos (2) serán damas o varones laicos. Cada Comisión será integrada por miembros activos de distint as congregaciones, quienes podrán servir no más de seis (6) años consecutivos.
Cláusula 1 - Comisión de Constitución y Reglamento
Esta Comisión revisará anualmente la Constitución y Reglamento para mantenerlo al día. Presentará por escrito cualquier cambio o enmienda para ser considerada por la Asamblea de la Convención. Se reunirá antes o durante las reuniones anuales para efectuar su tarea. Además, tendrá la función de dar la interpretación oficial de dicha Constitución y Reglamento.
Cláusula 2 - Comisión de Bienestar Pastoral
Esta Comisión promoverá todo lo relacionado a los beneficios pastorales, tales como suplementos,seguros y otros beneficios. También procurarán el bienestar de los obreros jubilados y viudas de los pastores de las iglesias hispanas.
Cláusula 3 - Comisión de Educación Cristiana
Esta Comisión trabajará para promover la educación, becas, fondos y otros recursos entre hispanos bautistas. La Comisión colaborara con BGCT y otras instituciones educativas para ese fin.
Sección C - Procedimiento de Comisiones
Cláusula 1 - Reuniones
Las comisiones tendrán su reunión por diferentes medios de comunicación electrónica antes del fin del mes de septiembre.
Cláusula 3 - Término
Después de un servicio de seis años consecutivos en comisiones, el miembro no podrá ser reelegido sino después de un año.
Cláusula 4 - Asistencia
Se mantendrá un archivo permanente de la lista de asistencia. Si un miembro no asiste a las reuniones sin dar causa justificada durante un año se le enviará una carta notificándole que ha cesado en su puesto. En tal caso, la Comisión de Nombramiento de Comisiones procederá a elegir
su reemplazo.
Cláusula 5 - Informes
Todas las comisiones rendirán un informe escrito a la Convención incluido en el libro de Programa e Informes de la Convención, o durante las sesiones plenarias de la reunión anual.
Cláusula 6 - Recomendaciones
Se presentarán las recomendaciones a la Asamblea de la Convención en el tiempo señalado en el programa de la Convención.
Articulo IX - Conferencias y Organizaciones Auxiliares
Cláusula 1 – Organizaciones
Las reuniones anuales de esta Convención incluirán conferencias preparadas y dirigidas por las siguientes organizaciones: la Unión Femenil Misionera, los Varones Bautistas, la Conferencia de Ministros, la Conferencia de Esposas de Ministros y la Conferencia de Jóvenes.
Cláusula 2 – Presidentes de Compañerismos
Habrá otra organización auxiliar de compañerismo compuesta por los Presidentes de Compañerismos o Asociaciones respectivamente, con el propósito de promover y coordinar la misión y visión de la Convención Bautista Hispana de Texas dentro del espíritu de Unificación. Las reuniones de esta organización auxiliar se llevarán a cabo según lo determine el Presidente de la Convención en consulta con el Director de la Obra Hispana.
Articulo X - Reuniones
Cláusula 1 – Reunión Anual
Las reuniones de esta Convención se celebrarán durante el mes de junio, con la excepción de que la Cámara Ejecutiva puede cambiar la fecha de la junta para coordinar las juntas especiales en colaboración con Texas Baptists (BGCT). El número de las sesiones plenarias, con un máximo de cuatro, se dejará a criterio de la Comisión de Orden y Programa en consulta con la Mesa Directiva.
Cláusula 2 – Coordinación de Programa
La Mesa Directiva juntamente con la Comisión de Orden y Programa coordinaran el programa de las conferencias, organizaciones auxiliares, y de las sesiones plenarias. El Presidente de la Convención presidirá en estas reuniones.
Cláusula 3 – Reuniones Administrativas
El Presidente de la Convención, por acuerdo de la Mesa Directiva y en consulta con el Director de la Obra Hispana, convocará a los oficiales de la Convención a reuniones administrativas para tratar asuntos relacionados con la obra hispana.
Cláusula 4 – Cuota de Inscripción
Empezando en con la Reunión Anual de 2019, la Mesa Directiva puede establecer una cuota de inscripción para ayudar a cubrir los costos de la Reunión Anual.
Articulo XI - Enmiendas
Esta Constitución podrá ser enmendada mediante el voto de dos terceras partes de los mensajeros votantes, de acuerdo con el siguiente procedimiento: (1) La enmienda será sometida por escrito a la Comisión de Constitución y Reglamentos a mas tardar durante el mes de enero antes de su primera reunión. (2) La enmienda será propuesta y secundada durante la Primera Sesión Plenaria. (3) Se publicará en el Boletín de la Convención antes de cualquiera de las sesiones plenarias. (4) Se votará sobre ella durante cualquiera de las sesiones plenarias. La enmienda entrará en vigor un día después de las reuniones anuales de la Convención. La enmienda aprobaba pasará a la Comisión de Reglamentos para que se le incorpore en esta Constitución.
Articulo XII - Reglamento
Los mensajeros debidamente inscritos por la Comisión de Arreglos Locales (Subcomisión de Inscripción y Credenciales) durante las reuniones anuales, constituirán la Asamblea de la Convención. Si surge alguna disputa sobre la validez de las credenciales de algún mensajero, la Subcomisión de Inscripción y Credenciales investigará el asunto y presentará un informe a la asamblea en sesión regular de negocios. La asamblea de la Convención, por el voto de la mayoría de los mensajeros votantes, decidirá tal disputa.
Articulo XIII - Procedimiento Parlamentario
Cláusula 1 – Procedimiento
Este organismo basará su procedimiento parlamentario en los estatutos asentados en su Constitución y Reglamento. Además usará como guía en sus plenarias de negocios como referencia complementaria Robert’s Rules of Order, en su última edición.
Cláusula 2 – Suspensión de Reglas
La suspensión temporal de las reglas parlamentarias o de alguna cláusula del reglamento podrá llevarse a cabo mediante un voto de dos terceras (2/3) partes de los mensajeros votantes en sesión de negocios.
Cláusula 3 – Asuntos Misceláneos
Todo asunto que no sea del conocimiento de la Mesa Directiva y que se requiera que se considere como asunto misceláneo, deberá ser sometido por escrito lo más pronto posible y antes de la Primera Sesión Plenaria a la Mesa Directiva para su consideración, para que pueda llevarse a la deliberación de la asamblea en su sesión de negocios.
Cláusula 4 – Extensión de Tiempo
No se extenderá más de quince (15) minutos la deliberación de un asunto nuevo, amenos que se apruebe una extensión de cinco (5) minutos más por las dos terceras (2/3) partes de la asamblea votante.
Artículo XIV - Enmiendas
Este Reglamento podrá ser enmendado en la misma forma y bajo el mismo procedimiento tal como lo estipula el Artículo XI de la Constitución.
ADOPTED: June 28, 2011
Amended: June 27, 2017
Amended: July 18, 2023
ESTATUTOS DE LA
Convención Bautista Hispana de Texas
Article I – General Provisions
Section 1. For purposes of usage in the Constitution and these Bylaws, a church is deemed to be affiliated with the Convention if such church (1) identifies itself with, aligns itself with, and endorses, generally, the purposes and work of the Convention, and (2) is otherwise eligible to send messengers to the annual meeting of the Convention. A church is deemed to be cooperating with the Convention (“Cooperating Church”) if such church: (1) participates in the various activities of the Convention and (2) provides regular and systematic financial support to the Convention.
Section 2. All Convention officers, members of Convention committees, all Executive Board directors, and all non-director members of any special committee, subcommittee, group, team, council or other entity created under or permitted to be created under these Bylaws shall be members of Cooperating Churches.
Section 3. If a person named in Section 2 is no longer a member of a church Cooperating with the Convention, or otherwise vacates the position, the position will be deemed vacant and the vacancy will be filled according to the provisions of these Bylaws. Determination of vacancies and the date of such vacancy will be made by the Executive Board or a committee of the Board so authorized by the Executive Board.
Article II – Messengers
Section 1. Each messenger shall register with the Registration Secretary by presentation of proper credentials prior to being seated as a messenger to the Convention.
Section 2. The credentials of a registered messenger may be reviewed by the Credentials Committee as deemed necessary.
Article III – Meetings
Section 1. The regular meeting of the Convention shall be known as the annual meeting and shall be for the purpose of electing officers; receiving reports of officers, committees, and boards; and for any other business that may arise or be scheduled.
Section 2. The Convention shall determine its order of business at the first session of the annual meeting.
Section 3. Special meetings may be called according to the provisions of the Constitution.
Section 4. In all questions covering the proceedings of the Convention in both annual and special meetings, Robert’s Rules of Order (latest revised edition) shall be the authority used by the presiding officers and by the Convention, unless the Constitution or the Bylaws have special rules of order that apply.
Article IV – Duties of Convention Officers
Section 1. It shall be the duty of the president to preside over the deliberations of the Convention and to discharge such other duties as are usually incumbent on the presiding officer of a deliberative body. If the president is no longer a member of a church affiliated with the Convention, a vice president shall succeed to the office according to provisions of the Constitution, and this fact shall be so recognized by a resolution of the Executive Board.
Section 2. The vice presidents shall discharge such duties as requested by the president. In the absence of the president from a Convention session, a vice president in the order in which he or she was elected shall preside.
Section 3. It shall be the duty of the recording secretary to keep an accurate record of the proceedings of the Convention, and to file a nd keep all papers in order deemed important to be preserved.
Section 4. The registration secretary shall be responsible for registration of all messengers of the Convention. The registration secretary shall report to the chairperson of the Committee on Credentials the number of messengers registered as of the hour the Convention convenes and periodically thereafter as prescribed by the chairperson of the Committee on Credentials. Following the Convention, the registration secretary shall provide the recording secretary the number of messengers registered.
Article V – Convention Committees
Section 1. Annual Meeting Planning Committee (“Comite de Orden y Programa”)
An Annual Meeting Planning Committee (“AMP Committee”) shall be appointed for each annual meeting of the Convention. An AMP Committee shall be appointed and active for the next annual meeting (Year 1) and for the two subsequent year’s annual meetings (Years 2 and 3), for a total of three (3) AMP Committees that should be active and filled at all times.
The AMP Committee shall be responsible for:
1. Recommending the time and place of its assigned annual meetings of the Convention,
2. Selecting the speakers, worship leaders and other participants for that year’s meeting, and
3. Formulating the agenda for the annual meeting and submitting the agenda to the Convention for approval at the opening session.
Each AMP Committee shall have six (6) members appointed for one year terms. The newly elected president and officers acting jointly shall appoint the members of the third year’s AMP Committee. The current president and officers may appoint replacements to fill vacancies.
A. This committee shall provide periods of time
during the early sessions of the Convention annual meeting for the introduction of all matters requiring a vote not scheduled on the agenda and when introduced shall fix times for consideration for the same, unless the Convention gives its unanimous consent for its immediate consideration.
B. This committee shall be responsible for formulating and recommending the Standing Rules of the Convention to the Convention for adoption. The Standing Rules of the Convention may be amended without notice by majority vote. It also shall be responsible for recommending the disposition of motions made during consideration of miscellaneous business but not finally disposed.
C. While the AMP Committees will recommend the time and place for the Annual Meeting designated to them, the final decision will be made by jointly by the Office of Hispanic Work and the Executive Board of the Convention based on the cost of the host location, availability and any other relevant factors.
Section 2. Committee on Credentials
The Committee on Credentials shall be responsible for verifying credentials of prospective messengers, enrolling messengers, for investigating any contention arising out of the enrollment of messengers, and for reporting its findings to the Convention. At the time scheduled by the Committee of Orden y Programa, the chairperson of the Committee on Credentials shall report the number of messengers registered as of the opening of the annual meeting or special meeting and periodically thereafter. The committee when established shall have six (6) members appointed for two years with three (3) appointed each year by the president and the vice presidents acting jointly. The president and vice presidents may appoint replacements to fill vacancies.
Article VI – Executive Board
Section 1. Membership
A. Directors
The elected membership of the Executive Board shall be eleven (11) directors. The Executive Board shall have an ex-officio director in addition to the elected directors. The ex-officio director shall be the president of the Convention who shall by virtue of office serve with all rights, privileges, and duties of, and shall in all matters be treated as an elected director.
B. Term of Directors
Directors shall serve terms of three (3) years. A Director may succeed himself for only one consecutive term. After serving two consecutive terms, a Director must vacate his position.
There shall be staggered terms of office for Directors so that one-third of the directorships shall be up for election each year (or if the number does not evenly divide by thirds, the board shall be divided as close to thirds as possible).
Initial directors serving less than a full three-year term as their initial term, shall be considered to have served a full three-year term for purposes of the limits on more than two successive terms.
C. Resignation
Any Director may resign at any time by delivering written notice to the Secretary or President of the Board of Directors. Such resignation shall take effect upon receipt or, if later, at the time specified in the notice.
D. Vacancies
Vacancies shall be filled by majority vote of the remaining members of the Board of Directors, though less than a quorum, and the Director filling the vacancy shall serve for the remainder of the term of the directorship that was vacated. Vacancies shall be filled as soon as practical. Any Director may make nominations to fill vacant directorships.
Section 2. Elected Officers
The Board shall elect a chairperson and a vice chairperson annually. The treasurer/chief financial officer of the Convention shall serve as recording secretary. The officers shall have the following duties:
A. Chairperson
1. Presides at all meetings of the Board.
2. Chairs the Executive Committee.
3. Assists the executive director as the director provides leadership in the planning and implementation of Convention operations and ministries.
4. Consults with the executive director and secretary prior to each meeting to set the agenda.
5. Appoints special committees as authorized by the Board.
6. Represents the Board in meetings of Convention agencies as invited to do so.
7. Serves the Board by carrying out responsibilities assigned to the chair.
B. Vice Chairperson
1. Assists the chairperson throughout the term as may be requested.
2. Presides at meetings of the Board and Executive Committee in the absence of the chairperson or at the request of the chairperson
C. Recording Secretary
The recording secretary is to keep an accurate record of the proceedings of the Executive Board and to file and keep in order all papers deemed important to be preserved.
Section 3. Election of Officers
A. Nominations
Nominations shall be made from the floor at the last regular meeting of the year.Nominations shall be made in this order: chairperson and vice chairperson.
B. Voting
The election of officers shall be the first order of business on the agenda at the last regular meeting of the year. Election shall be by show of hands unless the chairperson with the appointed par liamentarian shall agree that the vote be by ballot. A majority of votes cast shall determine the person chosen.
C. Terms
Officers of the Board shall serve one-year terms and be eligible for one additional term. Terms begin immediately following the close of the last session of the annual meeting of the Convention. Should for any reason the office of chairperson be vacated prior to completion of the term, the vice chairperson shall become chairperson for the remainder of the term. In such case, the vacancy of the vice chairperson would be filled at the next regularly scheduled meeting of the Board.
Section 4. Meetings
A. Authority
The Board shall meet at times and on a schedule that it adopts. The meeting date of the Convention should be a strongly influencing factor in the determination of when the Board meets. The meetings should be calendared so as to supplement and facilitate the total work of the Convention in support of all Convention - adopted programs. The meeting schedule of the Board shall be recommended to the Board by the Executive Director.
B. Meeting Times
The Board shall determine three-to-five years in advance the three times during each calendar year it meets.
C. Annual Meeting
The annual meeting of the Board shall be the one conducted prior to but not necessarily in conjunction with the annual Convention meeting. At this meeting, the Board will elect officers, may appoint committees, and consider other business as may come before the meeting.
D. Place of Meeting
The Board may designate any place within the State of Texas as the place of meeting.
E. Notice of Meetings
Written notice stating the place, day, and hour of any meeting of directors shall be delivered either personally, by mail, or by electronic means to each director, not less than 10 days or more than 60 days before the date of such meeting by or at the direction of the chairperson.
F. Special Meetings
Special meetings may be called by the executive director and/or the chairperson with the consent of two of the following: the vice chairperson of the Board and the president and vice presidents of the Convention; or may be called by not less than twenty percent (20%) of the directors. The call for a special meeting shall state the purpose of the meeting, and the time, date, and place for the meeting.The special meeting shall be limited to the purpose stated.
G. There will be no proxy voting.
Section 5. Committees
A. The Executive Committee
1. The Executive Committee is responsible for the
administration of the Executive Board. The Executive Committee shall also review the proposed budget; shall evaluate performance and recommend compensation for the executive director; and shall plan, coordinate and monitor the general progress of the work of the Executive Board.
2. After the annual meeting of the Convention, the
chairperson and vice chairperson of the Executive Board, with the assistance of the executive director and recording secretary, shall appoint the chairpersons of Board committees. The Executive Committee shall assign other Executive Board directors to serve on various committees of the Executive Board. Except for members of the Executive Committee, no Executive Board director may serve on more than one regular committee. The chairperson and vice chairperson of the Executive Board are non-voting ex-officio members of each committee and subcommittee; however, they shall have the right to vote in the Executive Committee of the Board.
3. The Executive Director of the Convention shall
serve as a non-voting ex-officio member of the Executive Committee of the Executive Board.
4. The Executive Committee shall act for the Executive Board ad interim, but may not act contrary to or reverse any action of the Executive Board.
B. Groups, teams, and councils
1. Other groups, teams, or councils, may be established as advisory groups to assist Executive Board committees, Convention ministries, and Convention staff leaders.
2. Such groups may serve as a resource, assist in
strategy planning and implementation, provide information, and assist in activities. They may make recommendations through staff leaders to appropriate committees and the Executive Board.
3. Recommendations for such groups may be
initiated through a committee of the Board or the Executive Committee and recommended for policy approval to the Executive Board. The recommendation should include the number of group members and terms of service.
4. Persons serving will be nominated by the initiating
committee and approved by the Executive Board. Such persons nominated shall be members of churches affiliated with the Convention.
Section 6. Voting by Mail or Electronic Means
Any action required by law to be taken at a meeting of directors or any action which may be taken at a meeting of directors may be taken without a meeting if consented to and signed by a requisite number of directors of the Executive Board who are entitled to vote, either in writing, by mail ballot, by electronic means, or by some combination of both, with respect to the subject matter thereof. The requisite number is the number that would be necessary to take that action at a meeting at which the directors were present and voted. Where a specific business item may need action prior to a regular meeting, the chairperson, or the vice chairperson in his absence, may conduct the voting by mail or by electronic means, or by some combination of both. No vote shall be taken by electronic means or by telephone unless notice of such proposed vote to be taken has been communicated by electronic means, in person, by mail, by telephone, or by any of these means, to all members of the Executive Board or to the committee or subcommittee proposing to take a vote at least three (3) business days prior to the first day on which votes will be accepted. Notice by mail shall be deemed properly given if deposited in the U.S. Mail at least five (5) business days prior to such first day. Voting by fax, email, dedicated website, any similar technology, or any combination of such means shall constitute “electronic means” for purposes of this and the following section. “Signing” of a ballot or other confirmation of a vote by way of electronic means shall be broadly construed to permit effective utilization of such means. In addition, committees and subcommittees of the Executive Board, together with any group authorized under Section F. of this article, but not the Executive Board as a whole, may take votes telephonically as a part of a committee or subcommittee meeting via conference telephone call or any other electronic conferencing media (and without necessity of a signed ballot). Written memoranda or minutes shall be made of all meetings and votes undertaken by electronic means or telephonically or by mail, and shall be entered into the records of the Executive Board or the appropriate committee or subcommittee as of the next meeting in which the members assemble in person. There will be no proxy voting and therefore voting by mail or by electronic means shall not be considered to be voting by proxy.
Section 7. Quorum
The directors holding one-half (50%) of the total votes which may be cast at any meeting shall constitute a quorum.
Section 8. Compensation
Directors shall not receive any salaries for their services but may receive reimbursement for appropriate travel expenses.
Section 9. Duties
A. The Executive Board shall be the fiduciary, fiscal and executive agency of the Convention.
B. The Executive Board is empowered to act for the Convention in all areas of the Convention’s work between sessions of the Convention, but may not act contrary
to or reverse any action of the Convention, except as otherwise provided in these Bylaws.
C. The Executive Board shall make a full report of the work of the Convention at its annual session.
D. The Executive Board shall have the authority to enter into, modify, and terminate affiliation agreements with third parties which advance the purposes of the
Convention, not inconsistent with the directions of the messengers.
E. The Executive Board shall recommend the annual budget to the annual session of the Convention. The Executive Board shall have the authority to reduce or eliminate allocations to third parties contained in the annual budget approved by the messengers when, in the Executive Board's judgment, circumstances arising after the messengers have approved the annual budget warrant that action. In such situations, the Executive Board shall have the authority to re-allocate the budgeted funds which were reduced or eliminated. Any exercise by the Executive Board of this authority shall be reported to the next annual session of the Convention.
Article VII – Convention Employees
Section 1. Executive Director/Chief Executive Officer
A. The chief executive officer of the Convention shall be the Executive Director.
B. The Executive Director shall be employed upon the recommendation of the Executive Board and receive remuneration as recommended by the Executive Board.
C. The Executive Director shall supervise and administer all of the affairs of the Convention and all of its activities and shall represent and carry out the policies of the Convention and its Executive Board.
Section 2. Other Employees of the Convention
The Executive Board shall have the authority to elect or employ other personnel as
deemed necessary by the body.
Article VIII – Amendments
These Bylaws may be changed or amended at any regular session of the Convention’s annual meeting, except the last session of the meeting, provided said change or amendment is offered at the first session of the annual meeting, and carries over to some subsequent session during the same meeting, and then receives a two-third’s majority of messengers present and voting in the session.
ADOPTED: JUNE 28, 2011
Amended, June 28, 2016–Rev.,Article V, Sec.1
Amended, June 28, 2017–Rev., Article I, Sec. 1-3
